Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, những tài sản có giá trị < 30 triệu đồng là công cụ dụng cụ đều phải được phân bổ và hạch toán theo quy định.
Sau đây Kế toán Excel sẽ hướng dẫn các bạn cách tính phân bổ và hạch toán phân bổ công cụ dụng.
Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ
Tùy theo giá trị và thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ mà các bạn phân bổ dựa theo các cách sau:
a) Nếu CCDC có giá trị nhỏ và sử dụng cho 1 kỳ
Trường hợp này, kế toán có thể hạch toán luôn vào chi phí của tháng đó.
Ví dụ: Mua đồ dùng văn phòng phẩm
- Khi mua về, ghi như sau:
Nợ TK 153
Có TK 111, 112, 331
- Khi xuất ra sử dụng, ghi như sau:
Nợ TK 154, 623, 627, 641, 642
Có TK 153
b) Nếu CCDC có giá trị lớn và sử dụng cho nhiều kỳ
Trường hợp này, các bạn phải phân bổ làm nhiều kỳ (cần lập 1 bảng phân bổ CCDC và phân bổ theo giá trị và thời gian sử dụng thực tế của doanh nghiệp. Chi phí phân bổ đó được trích đều vào hàng tháng).
- Căn cứ vào thời gián sử dụng công cụ dụng cụ đưa vào chi phí trả trước – TK 242, sau đó hàng tháng phân bổ chi phí tương ứng. Thời gian phân bổ các loại CCDC tối đa không quá 3 năm.
- Khi đưa CCDC vào sử dụng, ngày đưa vào sử dụng là ngày bắt đầu tính Phân bổ CCDC.
Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ nhiều kỳ
Tính phân bổ công cụ dụng cụ nhiều kỳ như sau:
(1) Mức phân bổ hàng năm = Giá trị CCDC / Thời gian phân bổ
(2) Mức phân bổ hàng tháng = Mức phân bổ hàng năm / 12 tháng
Trong trường hợp CCDC mua về sử dụng ngay thì các bạn cần xác định ngày đưa CCDC vào sử dụng, cụ thể như sau:
(3) Mức phân bổ trong tháng phát sinh = (Giá trị CCDC x Số ngày sử dụng trong tháng phân bổ) / (Thời gian phân bổ x Tổng số ngày của tháng p/s)
(4) Số ngày sử dụng trong tháng = (Tổng số ngày của tháng p/s) – Ngày bắt đầu sử dụng + 1
Ví dụ cụ thể:
Ngày 5/2/2021, Công ty X mua 1 máy in (CCDC) trị giá 10 triệu chưa tính thuế VAT. Chi phí vận chuyển và lắp đặt là 1 triệu chưa tính thuế VAT, thuế GTGT là 10%. Máy tính mua về cho giám đốc sử dụng ngay. Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ trong ví dụ này như sau:
Bước 1: Xác định thời gian phân bổ CCDC:
Công ty dự định phân bổ trong 12 tháng (1 năm)
Bước 2: Xác định mức phân bổ trong tháng 2/2021 do mua về sử dụng ngay.
Mức phân bổ trong tháng 2/2021 = [Giá trị CCDC / (Thời gian phân bổ x Tổng số ngày của tháng 2/2021)] x Số ngày sử dụng trong tháng 2
Trong đó:
- Giá trị CCDC: 11.000.000
- Thời gian phân bổ: 12 tháng
- Tổng số ngày của tháng 2/2021: 28 ngày.
- Số ngày sử dụng trong tháng 2 = Tổng số ngày của tháng 2 – Ngày bắt đầu sử dụng + 1 = (28 – 5 + 1) = 24 ngày => Mức phân bổ trong tháng 2 = [11.000.000 / (12 x 28) ] x 24 = 785.714
Bước 3: Xác định mức phân bổ hàng năm
Mức phân bổ hàng năm = Giá trị CCDC / Thời gian phân bổ
Trong đó:
- Giá trị CCDC = 11.000.000 – 785.714 = 10.214.286 (Vì đã phân bổ ở tháng 3)
- Thời gian phân bổ = 1 năm => Mức phân bổ hàng năm = 10.214.286 / 1 = 10.214.286
Bước 4: Xác định mức phân bổ hàng tháng
Mức phân bổ hàng tháng = Mức phân bổ hàng năm /12 tháng (Nhưng vì mình đã phân bổ tháng 2 rồi, nên giờ sẽ chia cho 11 tháng)
=> Mức phân bổ hàng tháng = 10.214.286 / 11 = 928.572
Như vậy trong tháng 2/2021 các bạn được phân bổ 785.714 vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Hàng tháng được phân bổ 928.572 và được phân bổ trong 1 năm.
Hướng dẫn hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ
Với ví dụ bên trên, chúng ta sẽ hạch toán như sau:
- Khi mua về:
Nợ TK 153: 11.000.000
Nợ TK 1331: 1.100.000
Có TK 112: 12.100.000
- Khi xuất CCDC ra sử dụng (bắt đầu phân bổ)
Nợ TK 242: 11.000.000
Có TK 153: 11.000.000
- Hàng tháng phân bổ (Vì tháng 2 sử dụng ngay, nên hạch toán theo số liệu đã tính ở trên)
Nợ TK 642 (Bộ phận quản lý, vì mua cho giám đốc sử dụng)
Có TK 242: 785.714
- Từ tháng 3 trở đi hạch toán:
Nợ TK 642 : 928.572
Có TK 242: 928.572
Hạch toán đến khi hết số bên 242 (10.000.000), theo như bên trên là 1 năm, có nghĩa là đến đến tháng 1.
