Định khoản kế toán là gì? Các định khoản kế toán cơ bản và đặc biệt

0
320

Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán là việc các định nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới những đối tượng kế toán nào, được ghi vào Bên Nợ, Bên Có của những tài khoản kế toán có liên quan tới số tiền cụ thể bao nhiêu?

Ví dụ: Khách hàng thanh toán tiền mặt 20.000.000 VNĐ.

Đoạn khoản kế toán như sau:

Nợ TK 111 – Tiền mặt: 20.000.000 VNĐ
         Có TK 131 – Phải thu khách hàng: 20.000.000 VNĐ

dinh khoan ke toan la gi

Phân loại định khoản kế toán

Căn cứ theo số lượng tài khoản trong một định khoản mà có thể chia định khoản kế toán làm 2 loại như sa:

  • Định khoản giản đơn: Loại định khoản nêu lên quan hệ đối ứng của 2 tài khoản kế toán (1 là tài khoản ghi nợ và 1 là tài khoản ghi có)
  • Định khoản phức tạp: Loại định khoản nêu lên quan hệ đối ứng của từ 3 tài khoản kế toán trở lên.

Ví dụ về định khoản giản đơn: Khách mua hàng hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt 20.000.000 VNĐ.

Định khoản giản đơn:

Nợ TK 156 – Hàng hóa: 20.000.000
         Có TK 111 – Tiền mặt: 20.000.000

Ví dụ về định khoản phức tạp: DN mua hàng hóa nhập kho hết 20 triệu, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt. Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Định khoản kế toán phức tạp như sau:

Nợ TK 156 – Hàng hóa: 20.000.000
Nợ TK 131 – Thuế GTGT được khấu trừ: 2.000.000
         Có TK 111 – Tiền mặt: 22.000.000

Nguyên tắc định khoản kế toán

Khi định khoản kế toán, các kế toán viên cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

  • Xác định tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau.
  • Tổng số tiền ghi vào bên Nợ các tài khoản phải bằng số tiền ghi vào bên Có các tài khoản trong cùng một định khoản.
  • Một định khoản phức tạp có thể tác thành các định khoản giản đơn nhưng không được gộp các định khoản giản đơn thành một định khoản phức tạp.

Quy trình định khoản kế toán

Định khoản kế toán thực hiện theo quy trình sau:

1. Xác định đối tượng kế toán xuất hiện trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.

2. Xác định tính chất tăng, giảm của từng đối tượng.

3. Xác định các tài khoản kế toán sẽ sử dụng.

4. Xác định tài khoản và số tiền ghi Nợ, ghi Có.

Các trường hợp đặc biệt trong định khoản kế toán

  #1 Tài khoản lưỡng tính

Tài khoản lưỡng tính là loại tài khoản có công dụng giúp doanh nghiệp nắm được tình hình thanh toán công nợ của doanh nghiệp đối với các tổ chức và cá nhân.

Kết cấu của tài khoản lưỡng tính:

Tài khoản “Phải thu của khách hàng”
Số dư đầu kỳ: Phản ánh số còn lại phải thu của khách hàng đầu kỳ Số dư đầu kỳ: Phản ánh số tiền khách hàng đặt trước (Số đã thu > số phải thu)
Số phải thu trong kỳ Số đã thu trong kỳ
Số dư cuối kỳ: Phản ánh số còn phải thu của khách hàng cuối kỳ Số dư cuối kỳ: Phản ánh số tiền khách hàng đặt trước (Số đã thu > số phải thu)
Tài khoản “Phải trả người bán”
Số dư đầu kỳ: Phản ánh số tiền DN đặt trước cho người bán (Số đã trả < Số phải trả) Số dư đầu kỳ: Phản ánh số còn phải trả người bán đầu kỳ
Số tiền đã trả người bán trong kỳ Số chưa trả người bán trong kỳ
Số dư cuối kỳ: Phản ánh số tiền DN đặt trước cho người bán (Số đã trả > Số phải trả) Số dư cuối kỳ: Phản ánh số còn phải trả cho người bán cuối kỳ

  #2 Tài khoản điều chỉnh

Tài khoản điều chỉnh là tài khoản được sử dụng để tính toán lại các chỉ tiêu đã được phản ánh tại các tài khoản cơ bản nhằm cung cấp số liệu xác thực về tình hình tài sản tại thời điểm tính toán.

Như vậy, sự tồn tại của loại tài khoản điều chỉnh luôn gắn liền với loại tài khoản cơ bản.

Kết cấu của tài khoản điều chỉnh bao giờ cũng ngược lại so với kết cấu tài khoản cơ bản mà nó điều chỉnh.

Dựa theo những tài khoản này để tính ra giá trị còn lại của tài sản hay giá trị thực tế của tài sản. Loại tài khoản này làm giảm tài sản, do vậy kết cấu tài khoản ngược với tài sản. Chính vì vậy mà tài khoản này sẽ thuộc phần Tài sản ghi trên bảng cân đối kế toán nhưng ghi giá trị âm.

Các tài khoản thuộc nhóm này bao gồm:

Nợ Tài khoản 229, 214
Số phát sinh giảm trong kỳ Số dư đầu kỳ
Số phát sinh giảm trong kỳ Số phát sinh tăng trong kỳ
∑ SPS i ∑ SPS x

  #3 Tài sản cố định

Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 quy định về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu TSCĐ, các tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình bao gồm:

  • Chắc chắn thu được lợi ích trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
  • Nguyên giá TSCĐ phải được xác định 1 cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên.
  • Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên

Định khoản khi mua TSCĐ hữu hình:

Nợ TK 211
Nợ TK 133
         Có TK 111, 112, 331

Cụ thể:

Nợ Tài khoản 211
Số dư đầu kỳ
Số phát sinh tăng trong kỳ Số phát sinh giảm trong kỳ
∑ SPS #

Số dư cuối kỳ

∑ SPS #

 

Khi đưa tài sản cố định vào sử dụng thì cứ cuối kỳ kế toán (thường chu kỳ 1 tháng) phải trích khấu hao TSCĐ và đưa vào TK 214 – Hao mòn tài sản cố định và đưa vào chi phí tương ứng.

Công thức tính khấu hao theo đường thẳng như sau;

Mức khấu hao (theo tháng) = Nguyên giá / (số năm sử dụng x 12 tháng)

Nguyên giá TSCĐ xác định theo nguyên tắc giá gốc.

Định khoản kế toán như sau:

Nợ TK 642, 641, 627
         Có TK 214

Nợ Tài khoản 214
Số dư đầu kỳ
Số phát sinh giảm trong kỳ Số phát sinh tăng trong kỳ
∑ SPS i

 

∑ SPS #

Số dư cuối kỳ

  #4 Tài khoản chi phí trả trước

Chi phí trả trước là khoản chi phí đã trả nhưng phân bổ nhiều kỳ, số tiền tính theo tháng, bao gồm:

  • Chi phí trả trước ngắn hạn với thời gian sử dụng < 1 năm
  • Chi phí trả trước dài hạn với thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.

Khi đưa vào sử dụng, cuối kỳ tính phân bổ cho tài sản bằng cách lấy tổng giá trị chia cho số tháng sử dụng để đưa vào chi phí. Hạch toán như sau:

Nợ TK 642, 641, 627
         Có TK 242

Nợ Tài khoản 242
Số dư đầu kỳ
Số phát sinh tăng trong kỳ Số phát sinh giảm trong kỳ
∑ SPS #

Số dư cuối kỳ

∑ SPS i

 

Ví dụ: Yêu cầu hạch toán, trích phân bổ cho các nghiệp vụ kinh tế sau:

1/ Mua công cụ dụng cụ với giá 50 triệu về nhập kho, đã thanh toán tiền mặt

2/ Mua máy photo giá 72 triệu về sử dụng cho văn phòng, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, máy photo sử dụng trong 3 năm.

3/ Mua máy tính nguyên giá 36 triệu sử dụng cho bộ phận bán hàng, chưa thanh toán cho người bán, máy tính sử dụng trong 3 năm.

4/ Mua 10 chiếc xe rùa tổng giá 18 triệu sử dụng cho bộ phận sản xuất, đã thanh toán tiền mặt và sử dụng trong 6 tháng.

Cách làm như sau:

1/ Nợ TK 153: 50.000.000
          Có TK 111: 50.000.000

2/ Nợ TK 211: 72.000.000
          Có TK 112: 72.000.000

Cuối kỳ trích khấu hao:

Nợ TK 642: 72.000.000 / (3×12 tháng) = 2.000.000
         Có TK 214: 2.000.000

3/ Nợ TK 242: 36.000.000
         Có TK 331: 36.000.000

Cuối kỳ trích phân bổ:

Nợ TK 641: 36.000.000 / (3×12 tháng) = 1.000.000
         Có TK 242: 1.000.000

4/ Nợ TK 242: 18.000.000
          Có TK 111: 18.000.000

Cuối kỳ trích phân bổ:

Nợ TK 627: 18.000.000 / 6 = 3.000.000
         Có TK 242: 3.000.000

  #5 Các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:

  • Tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại
  • Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại
  • Tài khoản 5213 – Giảm giá hàng bán

Kết cấu như sau:

Tài khoản 5211, 5212, 5213
Nợ
Số phát sinh tăng trong kỳ Số phát sinh giảm trong kỳ
có số dư

Các tài khoản 5211, 5212, 5213 là các khoản giảm trừ doanh thu nên có kết cấu ngược lại với doanh thu.

  #6 Thuế giá trị gia tăng

Thuế GTGT được khấu trừ tài khoản 1331 và tài khoản thuế GTGT phải nộp là TK 3331.

Ví dụ như sau: Hóa đơn thanh toán tại siêu thị thể hiện:|

  • Tiền hàng: 400.000
  • VAT (10%): 40.000
  • Tổng thanh toán: 440.000

Vậy khoản thuế mà người mua phải thanh toán cho người bán là khoản thuế GTGT được khấu trừ. Khoản thuế người bán thu của người mua sẽ được người bán nộp lại vào ngân sách nhà nước, khoản này gọi là thuế GTGT phải nộp.

Hiện nay có 2 phương pháp tính thuế GTGT bao gồm:

  • Phương pháp khấu trừ: Sử dụng TK 1331 và TK 3331.
  • Phương pháp trực tiếp: Không sử dụng TK 1331 và TK 3331.

Ví dụ: Công ty mua lô hàng trị giá 50 triệu, VAT là 10%, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.

Định khoản theo phương pháp khấu trừ như sau:

Nợ TK 156: 50.000.000
Nợ TK 1331: 5.000.000
         Có TK 112: 55.000.000

Định khoản theo phương pháp trực tiếp như sau:

Nợ TK 156: 55.000.000
         Có TK 112: 55.000.000

Ví vụ tiếp theo: Bán lô hàng thu được 100 triệu, giá chưa gồm thuế 10%, khách hàng thanh toán tiền mặt.

Định khoản theo phương pháp khấu trừ như sau:

Nợ TK 111: 110.000.000
         Có TK 511: 100.000.000
Có TK 3331: 10.000.000

Định khoản theo phương pháp trực tiếp như sau:

Nợ TK 111: 110.000.000
         Có TK 511: 110.000.000

Tài khoản 515: Doanh thu hoạt động tài chính sử dụng trong trường hợp:

  • Lãi tiền gửi, lãi tiền cho vay
  • Chênh lệch lãi tỷ giá hối đoái
  • Chiết khấu thanh toán được hưởng
  • Lãi thu được từ bán hàng trả góp
Tài khoản 635: Chi phí tài chính sử dụng trong các trường hợp:

  • Lãi tiền vay phải trả
  • Chênh lệch lỗ tỷ giá hối đoái
  • Chiết khấu thanh toán cho khách hàng
  • Lãi phải trả từ mua hàng trả góp
Tài khoản 711: Thu nhập khác sử dụng trong trường hợp:

  • Thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ
  • Thu từ được cho biếu tặng
  • Thu được nợ khó đòi đã khóa sổ
  • Thu từ phạt vi phạm hợp đồng
  • Thu bất thường khác
TK 811: Chi phí khác sử dụng trong trường hợp:

  • Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ
  • Chi phí vi phạm hành chính, vi phạm hợp đồng
  • Chi phí bất thường khác

  #7 Bút toán thanh lý tài sản cố định

Ví dụ về bút toán thanh lý TSCĐ: Thanh lý TSCĐ hữu hình nguyên giá 200 triệu, hao mòn lũy kế tại thời điểm thanh lý là 160 triệu, giá thanh lý là 60 triệu, VAT 10%, Thu bằng tiền gửi ngân hàng. Chi phí thanh lý là 5 triệu trả bằng tiền mặt. Yêu cầu định khoản.

Ghi giảm TSCĐ:

Nợ TK 811: 40.000.000
Nợ TK 214: 160.000.000
         Có TK 211: 200.000.000

Ghi nhận doanh thu từ thanh lý TSCĐ:

Nợ TK 112: 66.000.000
         Có TK 711: 60.000.000
         Có TK 3331: 66.000.000

Chi phí thanh lý:

Nợ TK 811: 5.000.000
         Có TK 111: 5.000.000