Chi phí trả trước là một trong những tài khoản kế toán quan trọng mà các kế toán viên cần đặc biệt lưu ý khi hạch toán để tránh nhầm lẫn.
Vậy chi phí trả trước là gì? Có những loại chi phí trả trước nào? Cùng Kế toán Excel tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé.
Nội dung bài viết
Chi phí trả trước là gì?
Chi phí trả trước (tiếng Anh là Prepaid Expense) là các khoản chi phí doanh nghiệp thanh toán trước cho hàng hóa, dịch vụ sẽ nhận được trong tương lai.
Chi phí trả trước ban đầu được ghi nhận là tài sản, nhưng giá trị của chúng tiêu hao dần theo thời gian theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Không giống các khoản chi phí thông thường, doanh nghiệp sẽ nhận được một số giá trị từ khoản chi phí trả trước trong một kỳ kế toán.
Thông thường, chi phí trả trước được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán như một phần của tài sản lưu động cho tới khi nó được tiêu thụ bởi nó thường được thanh toán trong vòng một vài tháng (dưới 1 năm). Nếu khoản chi phí trả trước đó có khả năng không được thanh toán trong vòng 1 năm, nó sẽ được phân loại là tài sản dài hạn trên bảng cân đối kế toán (khá hiếm xảy ra).
Tùy theo thời gian sử dụng mà chi phí trả trước được chia làm 2 loại bao gồm:
- Chi phí trả trước ngắn hạn
- Chi phí trả trước dài hạn
Các loại chi phí trả trước
Chi phí trả trước bao gồm những loại nào?
#1 Chi phí trả trước ngắn hạn
Chi phí trả trước ngắn hạn là khoản chi phí trả trước sử dụng trong 1 năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh.
Các chi phí trả trước ngắn hạn bao gồm:
- Chi phí thuê cửa hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng cho một năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh của 1 năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện giao thông, bảo hiểm xe…) và các lệ phí mua – trả một lần trong năm.
- Các công cụ dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng 1 lần với giá trị lớn và công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng dưới 1 năm.
- Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa 1 năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí mua tài liệu kỹ thuật được tính phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong 1 năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí trong thời gian ngừng việc (lý do không lường trước được).
- Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh 1 lần quá lớn, cần phân bổ cho nhiều kỳ kế toán (theo tháng hoặc quý) trong 1 năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh.
- Các chi phí khác như lãi tiền vay trả trước, lãi mua hàng trả chậm, lãi trả góp…
#2 Chi phí trả trước dài hạn
Chi phí trả trước dài hạn là khoản chi phí trả trước sử dụng trong nhiều niên độ kế toán (từ 2 năm tài chính trở lên).
Các chi phí trả trước dài hạn bao gồm:
- Chi phí thuê hoạt động tài sản cố định phục vụ sản xuất kinh doanh nhiều năm tài chính như quyền sử dụng đất, kho tàng, thuê văn phòng làm việc…
- Chi phí thuê cơ sở hạ tầng trả trước nhiều năm để phục vụ công việc kinh doanh nhiều kỳ nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng.
- Chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh nhiều năm tài chính
- Chi phí thành lập doanh nghiệp, training, quảng cáo đã phát sinh trong giai đoạn trước khi hoạt động và được phân bổ tối đa không quá 3 năm.
- Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn được phép phân bổ nhiều năm.
- Chi phí triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định vô hình.
- Chi phí đào tạo cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật.
- Chi phí di chuyển địa điểm, văn phòng kinh doanh hay tổ chức lại doanh nghiệp phát sinh lớn được phân bổ trong nhiều năm
- Chi phí mua bảo hiểm, lệ phí doanh nghiệp mua và trả 1 lần cho nhiều năm tài chính
- Công cụ dụng cụ xuất dùng 1 lần với giá trị lớn và bản thân công cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên 1 năm tài chính, phải được phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm.
- Tài lãi vay trả trước hoặc trả trước lãi trái phiếu ngay phí phát hành
- Lãi mua hàng chậm, mua trả góp
- Các khoản chi phí bởi phát hành trái phiếu có giá trị phải phân bổ dần.
- Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định phát sinh 1 lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, phải phân bổ trong nhiều năm.
- Chi phí kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và số chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản khi hoàn thành đầu tư.
