Chứng từ kế toán là gì? Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

0
47

Chứng từ kế toán là gì? Có những loại chứng từ kế toán nào hiện nay? Hãy cùng Kế toán Excel tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé.

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán (tiếng Anh là Accounting voucher) là những loại giấy tờ, vật mang tin thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành, là căn cứ để ghi sổ kế toán.

chung tu ke toan la gi

Các loại chứng từ kế toán

Hiện nay có các loại chứng từ kế toán bao gồm các loại sau:

  • Chứng từ liên quan tới tiền mặt: Loại chứng từ kế toán được thể hiện qua Phiếu thu / chi, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng…
  • Chứng từ liên quan tới ngân hàng: Loại chứng từ kế toán thể hiện qua Giấy báo nợ / có của ngân hàng, Séc, Ủy nhiệm chi…
  • Chứng từ liên quan tới mua bán hàng: Loại chứng từ kế toán được thể hiện qua hóa đơn GTGT đầu vào / đầu ra, Tờ khai hải quan, Phiếu nhập kho / xuất kho, Biên bản bàn giao, Báo giá, Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Biên abnr thanh lý hợp đồng kinh tế.
  • Chứng từ liên quan tới tiền lương: Các loại chứng từ kế toán như Bảng chấm công, Bảng tính lương, Bảng thanh toán tiền lương, Hợp đồng lao động, Quy chế, Quy định…
  • Chứng từ liên quan tới Chi phí, Doanh thu: Các loại chứng từ kế toán thể hiện qua Phiếu kế toán…

Các loại chứng từ kế toán trên đây là cơ sở ghi chép hạch toán kê khai, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU Tính chất
Bắt buộc Hướng dẫn
A – CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
I. Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL x
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL x
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x
5 Giấy đi đường 04-LĐTL x
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu hợp đồng giao khoán) 09-LĐTL x
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT x
2 Phiếu xuất kho 02-VT x
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 03-VT x
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 05-VT x
6 Bảng kê mua hàng 06-VT x
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x
III. Bán hàng
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x
2 Thẻ quầy hàng 02-BH x
3 Bảng kê mua lại cổ phiếu 03-BH x
4 Bảng kê bán cổ phiếu 04-BH x
IV. Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT x
2 Phiếu chi 02-TT x
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x
6 Biên lai thu tiền 06-TT x
7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT x
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x
9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) 08b-TT x
10 Bảng kê chi tiền 09-TT x
V. Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSSĐ x
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ x
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x
6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ x
B – CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x
2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x
3 Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT-3LL x
4 Hóa đơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL x
5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x
6 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL x
7 Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x
8 Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn 04/GTGT x

Lưu trữ chứng từ kế toán

  Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán lưu bao nhiêu năm?

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được chia theo các thời hạn nhất định, dựa theo từng loại chứng từ, cụ thể:

  #1 Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 5 năm

  • Các chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
  • Các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC.
  • Trường hợp tài liệu kế toán nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện theo quy định đó.

  #2 Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm

  • Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  • Tài liệu kế toán liên quan tới thanh lý, nhượng bán TSCĐ, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
  • Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
  • Tài liệu kế toán liên quan tới thành lập, chia tách, hợp nhất, sáp nhật, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
  • Tài liệu liên quan tới đơn vị như hồ sơ kiểm toán của kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
  • Các tài liệu khác không được quy định tài Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016-NĐ-CP.
  • Trường hợp tài liệu kế toán nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện theo quy định đó.

  #2 Chứng từ kế toán lưu trữ vĩnh viễn

Với các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

  • Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn
  • Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn
  • Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia
  • Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh.

Với các hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Lưu ý: Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là thời hạn lưu trữ trên 10 năm tới khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

  Thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm với các tài liệu sau:

  • Tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP (chứng từ kế toán có thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm)
  • Tài liệu kế toán quy định tại Khoản 1, 2, 7 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP (chứng từ kế toán có thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm), cụ thể:
    • Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC.
    • Tài liệu kế toán liên quan tới thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;
    • Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các Khoản 1, 2, 3, 4, 5 6 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
  • Chứng từ có hạn lưu trữ vĩnh viễn.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt với các tài liệu sau kế toán của đơn vị chủ đầu tư bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.