Trong thời đại công nghệ hóa hiện nay, mọi thứ đều đang dần được chuyển đổi số, ngay cả chữ ký cũng dần được thay đổi sang sử dụng chữ ký điện tử.
Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về chữ ký số, một trong những công cụ điện tử quan trọng với kế toán nói riêng và các doanh nghiệp nói chung nhé.
Nội dung bài viết
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số (tiếng Anh là Digital Signatures) là loại chữ ký điện tử được sử dụng thay thế cho chữ ký tay trong môi trường điện tử. Chữ ký số thường được sử dụng để ký các văn bản, tài liệu trong các giao dịch điện tử.
Chữ ký số thực chất là một thiết bị điện tử (một chiếc USB) nên còn được gọi là USB Token. Trong chiếc Token USB này sẽ chứa các thông tincủa cá nhân, tổ chức sở hữu chữ ký số và đương nhiên chúng đã được mã dữ liệu.
Về mặt pháp lý, chữ ký số mang đầy đủ pháp lý của chữ ký tay và con dấu nếu nó có đầy đủ các phần thông tin bên dưới.
Chữ ký số bao gồm những gì?
Thông thường, một chiếc USB Token sẽ có chứanhững thông tin quan trọng về doanh nghiệp như sau:
- Thông tin về doanh nghiệp bao gồm: Tên công ty, mã số thuế DN…
- Số Seri của chứng thư số
- Thời hạn hiệu lực của chứng thư số
- Tên tổ chức chứng thực chữ ký số (VD: Viettel-CA, EasyCA…)
- Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Thư hạn chế mục đích và phạm vi sử dụng chứng thư số
- Hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Các thông tin khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Cơ sở pháp lý của chữ ký số
Theo Luật Giao dịch điện tử ban hành ngày 29/11/2005 và Nghị định 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ, khi tiến hành giao dịch điện tử, người sử dụng là các cá nhân, tổ chức, cơ quan cần thực hiện chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, quá trình này gồm:
- Khởi tạo chữ ký: Sử dụng khóa bí mật để ký số
- Kiểm tra chữ ký: Việc kiểm tra tính hợp lệ của khóa công khai
Chữ ký số dùng để làm gì?
Ngoài việc sử dụng để ký nhận các giao dịch điện tử, chữ ký số hiện nay đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp bởi nó đã là 1 phần trong công tác thuế doanh nghiệp hiện nay.
Các vai trò cụ thể của chữ ký số với doanh nghiệp như sau:
- Công cụ xác nhận kê khai thuế qua mạng và nộp thuế điện tử
- Xác nhận kê khai thuế hải quan
- Xác nhận giao dịch điện tử với ngân hàng
- Xác nhận giao dịch chứng khoán điện tử
- Xác nhận kê khai bảo hiểm xã hội điện tử
Các giao dịch sử dụng chữ ký số không cần phải in tờ khai, không cần dấu đỏ của công ty.
Với sự tiện lợi của chữ ký số, doanh nghiệp hiện nay có thể dễ dàng ký kết các hợp đồng trực tuyến thông qua việc ký số vào file hợp đồng và gửi qua email hay các phương tiện xã hội khác.
Chữ ký số USB Token có độ chính xác và bảo mật cao, được Tổng cục thuế và các cơ quan khuyến khích doanh nghiệp sử dụng.
Hiện nay, một số Chi cục thuế bắt buộc doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế qua mạng. Với những trường hợp như vậy, chữ ký số bắt buộc phải có.
Mua chữ ký số ở đâu?
Hiện nay đã có 15 đơn vị được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép cho cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử.
Để biết những đơn vị nào cung cấp dịch vụ chữ ký số tốt nhất nên sử dụng bạn có thể tham khảo bài viết Danh sách 16 đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số hiện nay.
Trên đây là toàn bộ những thông tin quan trọng về chữ ký số. Hi vọng giúp bạn hiểu hơn về chuyển đổi số doanh nghiệp hiện nay.
