Để hạch toán các khoản tạm ứng, các bạn hạch toán theo tài khoản 141 – Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Nội dung bài viết
Nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng
Để hạch toán các khoản tạm ứng, kế toán viên thực hiện theo các nguyên tắc sau đây:
- Tài khoản 141 sử dụng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
- Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hay giải quyết 1 công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
- Người tạm ứng (cá nhân hoặc tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền đã nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết sẽ phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Khi hoàn thành hay kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (có kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần/từng khoản) số tạm ứng đã nhận, đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trong trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
- Cần thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
Kết cấu và Nội dung tài khoản 141
Tài khoản 141 – Các khoản tạm ứng phản ánh nội dung như sau:
Bên Nợ:
- Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
- Số dư bên nợ: Số tạm ứng chưa thanh toán
Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán
- Số tiền tạm ứng dụng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương
- Các khoản vật tư đã tạm ứng sử dụng không hết nhập lại kho.
Cách hạch toán các khoản tạm ứng
#1 Hạch toán tiền tạm ứng cho nhân viên mua nguyên vật liệu, vật tư
- Hạch toán khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152, …
- Hạch toán khi thực hiện xong công việc được giao
Người nhận tạm ứng lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi như sau:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642, …
Có TK 141 – Tạm ứng
- Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết phải nhập lại quỹ nhập lại kho hoặc trừ vào tiền lương của người nhận tạm ứng, ghi như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141 – Tạm ứng
- Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi như sau:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627, …
Có TK 111 – Tiền mặt
#2 Hạch toán tiền lương ứng trước
Trong trường hợp tạch toán tiền lương ứng trước, các bạn sẽ hạch toán qua tài khoản 334 cùng với các khoản phải trả cho người lao động.
Cụ thể: Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao động khác của DN như tiền tạm ứng chưa chi hết, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý… ghi như sau:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 141 – Tạm ứng
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 138 – Phải thu khác
Trên đây là cách hạch toán các khoản tạm ứng, chúc các bạn thực hiện hạch toán thành công!
