Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Để làm gì?

Hóa đơn chuyển đổi là gì?

Khái niệm hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn chuyển đổi là loại hóa đơn, chứng từ được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nhằm phục vụ một số mục đích nhất định hoặc để đáp ứng những yêu cầu bắt buộc.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử để làm gì?

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, từ ngày 1/11/2020 hóa đơn chuyển đổi chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, về giao dịch điện tử (trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế)

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy để phục vụ nhu cầu lưu thông hàng hóa và quản lý hóa đơn của người mua nếu đáp ứng các yêu cầu sau:

  Nguyên tắc chuyển đổi

• Người bán hàng hóa chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán và dấu của người bán.
• Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn nhằm lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Hóa đơn chuyển đơn nhằm lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

  Điều kiện chuyển đổi

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn chuyển đổi thế nào thì có giá trị pháp lý?

Hóa đơn chuyển đổi có đầy đủ giá trị pháp lý nếu đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi cùng với chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, được thực hiện theo quy định riêng của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi bao gồm các thông tin:

• Dòng chữ phân biệt: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
• Họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi
• Thời gian thực hiện chuyển đổi

Sự khác biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy

Cùng là hóa đơn bản giấy nhưng hóa đơn chuyển đổi lại có một số điểm khác biệt so với hóa đơn giấy truyền thống, cụ thể khác ở những điểm sau đây: