Hóa đơn giá trị gia tăng là một trong những loại hóa đơn sử dụng trong mua bán hàng hóa. Trong khuôn khổ bài viết này, Kế toán Excel sẽ chia sẻ toàn bộ những thông tin đầy đủ nhất về loại hóa đơn này nhé.
Nội dung bài viết
Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT invoice) hay hóa đơn vat, hóa đơn GTGT là loại hóa đơn sử dụng cho các tổ chức khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan và một số trường hợp coi như xuất khẩu.
Trong thực tế, nếu hóa đơn đỏ không phải là hóa đơn bán hàng trực tiếp thì chính là hóa đơn giá trị gia tăng.
Cũng có nghĩa rằng hóa đơn đỏ có thể là hóa đơn trực tiếp hoặc hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT thực chất là một loại chứng từ do bên bán xuất khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho bên mua theo quy định của luật pháp.
Các hình thức của hóa đơn giá trị gia tăng
Hiện nay có các hình thức hóa đơn giá trị gia tăng như sau:
- Hóa đơn giấy gồm 2 loại:
- Hóa đơn tự in: Là loại hóa đơn do đơn vị kinh doanh tự in ra thông qua các thiết bị tin học, máy tính tiền hay các loại máy khác khi bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Hóa đơn đặt in: Là loại hóa đơn giấy do tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc cũng có thể do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp/bán cho các tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh.
- Hóa đơn điện tử: Là hình thức hóa đơn GTGT thông dụng nhất hiện nay, đang được cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp sử dụng.
-
Hóa đơn điện tử đang là hình thức hóa đơn GTGT tốt nhất được Tổng cục thuế khuyến khích sử dụng
Nội dung của hóa đơn giá trị gia tăng
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn giá trị gia tăng bắt buộc phải có các nội dung sau đây:
#1 Tên loại hóa đơn
Thông qua tên hóa đơn mà khách hàng và người mua có thể nhận biết được loại hóa đơn mình đang sử dụng.
Trong trường hợp này, tên hóa đơn là Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng.
Trong trường hợp hóa đơn còn được dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hay bán hàng thì có thể đặt thêm tên kèm theo để trong dấu ngoặc kép, ghi phía sau tên chính của hóa đơn và cỡ chữ nhỏ hơn.
#2 Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
Cụ thể,
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự, mẫu trong 1 loại hóa đơn (có thể có nhiều mẫu với 1 loại hóa đơn)
- Ký hiệu hóa đơn: Dấu hiệu để phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 2 chữ số cuối của năm.
- Trong trường hợp là hóa đơn đặt in, 2 chữ số cuối chính là năm in hóa đơn.
- Trong trường hợp hóa đơn tự in, 2 chữ số cuối chính là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hóa đơn hoặc năm hóa đơn được in.
#3 Tên liên hóa đơn
#3.1 Trường hợp hóa đơn GTGT là hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử chỉ có 1 bản duy nhất và không có khái niệm về liên nên hóa đơn GTGT dạng hóa đơn điện tử không cần nội dung này.
#3.2 Trường hợp hóa đơn GTGT là hóa đơn giấy
Hóa đơn GTGT bằng giấy có ít nhất 2 liên và tối đa là 9 liên.
- Liên 1: Người bán lưu lại
- Liên 2: Giao cho khách
- Liên thứ 3 trở đi đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.
- Hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 lưu tại cơ quan thuế.
Một số trường hợp đặc biệt:
Trường hợp đặc biệt: Các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn từ 3 liên trở lên. Trong đó tổ chức, cá nhân kinh doanh giao cho người mua liên 2 và 1 liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định.
- Trường hợp chỉ lập hóa đơn GTGT 2 liên thì tổ chức, cá nhân kinh doanh phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản. Khi hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ và quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định thì được sử dụng các chứng từ bao gồm: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (bản chụp liên 2) liên quan tới tài sản đăng ký.
#4 Số thứ tự hóa đơn
Số thứ tự theo dãy số tự nhiên nằm trong ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số.
#5 Tên, địa chỉ và mã số thuế
Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của cả người bán và người mua.
#6 Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và chữ
Trong trường hợp tổ chức kinh doanh sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của tập đoàn.
#7 Chữ ký (ghi rõ họ tên), dấu của người bán, ngày tháng năm lập hóa đơn
#8 Tên tổ chức nhận in hóa đơn
Với hóa đơn đặt in cần phải thể hiện đầy đủ tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, áp dụng với cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.
#9 Hình thức thể hiện trên hóa đơn
- Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì phải đặt bên phải (hoặc trong dấu ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt) và cỡ chữ nhỏ hơn.
- Chữ số trên hóa đơn là các số tự nhiên từ 0 tới 9
- Quy định về dấu chấm phẩy: Người bán tự quy định như sau:
- Đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỉ, nghìn tỉ, triệu tỉ, tỉ tỉ, nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị sẽ phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
- Ngược lại, đặt dấu chấm (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỉ, nghìn tỉ, triệu tỉ, tỉ tỉ, nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị sẽ phải đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.
- Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn phải ghi bằng chữ. Nếu trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo rằng không dẫn tới cách hiểu sai lệch.
- Các mẫu hóa đơn sử dụng của 1 tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (ngoại trừ trường hợp hóa đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không cố định độ dài mà nó sẽ phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hóa cung cấp)
Một số trường hợp không bắt buộc đầy đủ nội dung trên
Trong một số trường hợp cụ thể, hóa đơn GTGT không bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung trên, cụ thể như sau:
- Hóa đơn điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in thì tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có nội dung “đơn vị tính”.
- Một số trường hợp khác không bắt buộc phải có đầy đủ nội dung như trên (trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập GTGT có đầy đủ các nội dung) bao gồm:
- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, TTTM được thành lập theo quy định của pháp luật: Không cần có tên, địa chỉ, MST, chữ ký người mua và dấu của người bán.
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, chấp hành tốt quy định về thuế, căn cứ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của DN cùng cơ sở đề nghị của DN, cục thuế sẽ xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết có tiêu thức “dấu của người bán”.
- Một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ tài chính.
Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT
Quy định về việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cụ thể như sau:
- Các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh hàng hóa phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trong kỳ đó không phát sinh hóa đơn (ngoại trừ các đơn vị được cơ quan thuế cấp hóa đơn).
- Các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in, tự in có hành vi vi phạm không được phép sử dụng hóa đơn tự in, đặt in; doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế phải mua hóa đơn của cơ quan thuế cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
- Nếu DN đã thực hiện nộp BCTHSDHĐ theo tháng thì không cần nộp theo quý nữa.
- Nếu trong 1 kì báo cáo có 2 loại hóa đơn (hóa đơn đặt in, tự in và hóa đơn mua của cơ quan thuế) thì thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên cùng một bản báo cáo.
- Các loại hóa đơn tiền điện, tiền nước, phí dịch vụ ngân hàng, cước viễn thông, vẽ vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và 1 số trường hợp khác theo hướng dẫn không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà sẽ báo cáo theo tổng số lượng hóa đơn theo mẫu 3.9 Phụ lục 3 được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trong đó không cần điền dữ liệu vào các cột chi tiết từ số… đến số… mà chỉ cần điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn.
Hủy hóa đơn giá trị gia tăng
Trong một số trường hợp nhất định cần phải hủy hóa đơn, các bạn chú ý thực hiện theo quy định nhé.
Các trường hợp hủy hóa đơn giá trị gia tăng
Theo quy định, các trường hợp được phép hủy hóa đơn GTGT bao gồm:
- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa: Loại này phải hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Hóa đơn GTGT mà tổ chức, hộ, ca snhana không có nhu cầu tiếp tục sử dụng.
- Thời hạn hủy chậm nhất 30 ngày tính từ thời điểm thông báo với cơ quan thuế.
- Trong trường hợp CQT đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế) thì tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy chậm nhất là 10 ngày tính từ thời điểm CQT thông báo.
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không được hủy mà phải xử lý theo quy định của pháp luật.
Trường hợp đặc biệt: Hóa đơn GTGT viết sai
- Nếu hóa đơn viết sai chưa kê khai -> Lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, không cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.
- Nếu hóa đơn viết sau đã kê khai -> Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai + Xuất hóa đơn điều chỉnh (cũng không phải hủy hóa đơn)
Thủ tục thông báo hủy hóa đơn giá trị gia tăng
Để hủy hóa đơn, các bạn thực hiện theo thủ tục sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hủy hóa đơn GTGT
Hồ sơ hủy hóa đơn GTGT bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (hộ, cá nhân kinh doanh không cần chuẩn bị loại này)
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy (từ số … đến số … hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu không liên tục)
- Biên bản hủy hóa đơn (tải xuống)
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (theo mẫu 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC): Bao gồm loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số…, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.
Bước 2: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
- Hội đồng hủy hóa đơn cần có đại diện lãnh đạo và đại diện của bộ phận kế toán
- Hộ cá nhân kinh doanh không cần thực hiện thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn
Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn tiến hành ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Lưu ý: Đơn vị chỉ nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế, các giấy tờ còn lại trong hồ sơ tự lập và lưu lại để giải trình sau này.
Để nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế, các bạn có 2 lựa chọn: Nộp trực tiếp và Nộp qua mạng.
Hướng dẫn nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn trực tiếp:
- Tải mẫu thông báo kết quả hủy hóa đơn
- Lập thành 2 bản, 1 bản doanh nghiệp lưu lại và 1 bản mang tới nộp tại cơ quan thuế.
Hướng dẫn nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn qua mạng
- Mở phần mềm HTKK (nếu chưa có thì vào đây để tải và cài đặt)
- Sau khi đăng nhập, tại mục Hóa đơn chọn Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC).
- Trong bảng THÔNG BÁO KẾT QUẢ HỦY HÓA ĐƠN (TB03/AC), bạn điền đầy đủ thông tin bao gồm:
- Phần Kính gửi: Điền tên chi cục thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp của bạn (ví dụ Chi cục thuế Quận Thanh Xuân).
- Phương pháp hủy hóa đơn: Tùy theo bạn sử dụng hình thức hủy hóa đơn như nào (có thể là Cắt góc hoặc Đốt hoặc Xé nhỏ).
- Điền ngày, giờ thông báo hủy hóa đơn chính xác
- Mã hóa đơn: 01GTKT
- Mẫu số
- Ký hiệu hóa đơn
- Từ số … đến số…
- Sau khi điền xong, bạn ấn Kết xuất XML
- Truy cập và đăng nhập website https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/
- Tại menu website, bạn chọn Khai thuế -> Nộp tờ khai XML -> chọn tệp XML vừa kết xuất
- Chọn Ký điện tử -> điền mã PIN, Chấp nhận -> Nộp tờ khai
Như vậy là bạn đã hoàn thành việc gửi thông báo hủy hóa đơn tới cơ quan thuế. Chúc các bạn thao tác thành công nhé.
