Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng? Cùng Kế toán Excel tìm hiểu những điều quan trọng bạn nên biết nhé.
Theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, từ ngày 12/6/2017 trở đi, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi tới cơ quan quản lý thuế trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi doanh nghiệp bạn bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Thông báo phát hành hóa đơn kèm hóa đơn mẫu sẽ được niêm yết rõ ràng tại các cơ sở sử dụng để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt quãng thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hoasd dơn với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng với hóa đơn đặt in và không bị xử phạt.
Nội dung bài viết
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
Doanh nghiệp lần đầu thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm:
#1 Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC (tải xuống) -> Scan và đưa chung vào 1 bản với Hóa đơn mẫu.
#2 Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo thông tư 32/2011/TT-BTC (Tải xuống).
Cần chuẩn bị thêm 1 bản Thông báo phát hành có định dạng XML.
#3 Mẫu hóa đơn điện tử
Có thể sử dụng mẫu hóa đơn của các đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc doanh nghiệp tự thiết kế.
#4 Chữ ký số
Dùng để ký điện tử và phát hành hóa đơn.
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTKK
- Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
- Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành (bản word) qua mạng
Cụ thể từng bước như sau:
Bước #1: Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTKK
Đăng nhập phần mềm HTKK và lựa chọn Hóa đơn -> Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
Lựa chọn và điền đầy đủ thông tin trong phần Các loại hóa đơn phát hành, Ngày thông báo phát hành, Người đại diện theo pháp luật > Ấn kết xuất XML.
Bước #2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Truy cập cổng thông tin của Tổng cục thuế tại http://nhantokhai.gdt.gov.vn/
Nếu bạn chưa có tài khoản cần phải đăng ký nhé. Nút Đăng ký thường đứng cạnh nút Đăng nhập tại góc trên bên phải.
Sau khi có tài khoản và đăng nhập, tại phần menu của website, các bạn chọn Tài khoản > Đăng ký thêm tờ khai.
Tích vào ô như hình dưới và ấn Tiếp tục.
Tại phần menu của website, chọn Nộp tờ khai > Tải file thông báo phát hành hóa đơn định dạng XML đã chuẩn bị trong phần hồ sơ lên.
Bước #3: Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành háo đơn bản word
Lưu ý: Như đã trình bày trong phần hồ sơ, các bạn phải scan thông báo phát hành hóa đơn cùng hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp và đính kèm trong file word.
Cũng tại trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn/, các bạn lựa chọn Tra cứu -> TB01 -> AC – Thông báo phát hành hóa đơn.
Đính kèm file word vào Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Chọn file word hóa đơn mẫu để nộp -> Ký nộp.
Như vậy là đã hoàn thành.
Sau khoảng 2 ngày làm việc, các bạn truy cập website tra cứu hóa đơn của thuế để xem hóa đơn đã được sử dụng hay chưa nhé (tra cứu tại http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html)
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần hai
Từ lần thông báo phát hành hóa đơn điện tử thứ 2 trở đi, nếu doanh nghiệp không có sự thay đổi về nội dung, hình thức hóa đơn sẽ bỏ bước gửi kèm hóa đơn mẫu và chỉ cần thông báo phát hành hóa đơn.
Trên đây là các bước đơn giản để doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử có thể phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Ngoài ra nếu các bạn sử dụng dịch vụ của các bên trung gian, thường họ sẽ hỗ trợ các bạn hoàn toàn trong phần thông báo này nhé.
