Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là báo cáo về việc sử dụng hóa đơn trong kỳ kế toán, đã xuất ra bao nhiêu hóa đơn, trong số đó có bao nhiêu hóa đơn bị xóa bỏ, bị hủy và bị mất.
Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:
- Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in. DN thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế, thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế thì lập BC tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
- Các doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý (nếu đã đặt in hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế). Nếu không sử dụng hóa đơn, ghi số lượng hóa đơn sử dụng = 0.
Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý
Các bạn thực hiện theo các bước sau để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
- Đăng nhập phần mềm HTKK
- Lần lượt click Menu -> Kê khai -> Hóa đơn -> Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tiếp tục lựa chọn Kỳ báo cáo (mặc định là quý hiện tại) -> Chọn phụ lục cần kê khai là Kỳ báo cáo cuối cùng / Chuyển địa điểm -> Đồng ý và màn hình hiển thị như sau:
Các thông tin cần điền bao gồm:
- Mã loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn bạn cần báo cáo. Ví dụ hóa đơn GTGT là 01GTKT
- Ký hiệu mẫu hóa đơn: Nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp. Ví dụ 01GTKT3/002
- Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu trên hóa đơn của doanh nghiệp, ví dụ MP/11P
- Cột số tồn đầu kỳ, mua/phát hành trong kỳ (tự nhập số tồn đầu kỳ nếu là lần đầu tiên, từ kỳ thứ 2 trở đi ứng dụng tự chuyển số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên và cho phép sửa):
- Tổng số: Phần mềm tự tính
- Số tồn đầu kỳ từ số – đến số: Nhập dạng số, ví dụ doanh nghiệp tồn 40 số hóa đơn, số đầu tiên là 0000160 đến 0000200 thì nhập lần lượt: 0000160 và 0000200.
- Số mua/phát hành trong kỳ từ số – đến số: tương tự trên
- Cột sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ:
- Số lượng đã sử dụng: Nhập số lượng tổng hóa đơn đã sử dụng (không bao gồm các hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy)
- Cột số 15, 17, 19: Nhập số hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy và các số nằm trong khoảng chỉ tiêu 10 và 11, không được trùng hay giao nhau. Ví dụ trong quý 4/2020, các bạn viết sai hóa đơn số 0000170 và lập biên bản thu hồi hóa đơn đó thì nhập vào chỉ tiêu 15 (Xóa bỏ) là 0000170
- TH trong kỳ các bạn xóa bỏ, mất, hủy nhiều hóa đơn nhưng các số này không liên tiếp thì phải viết dấu “;” vào giữa các số
- Nếu các số liên tiếp trong 1 khoảng thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu “-“. VD: 50-100 (49 số)
Lưu ý: Cần phân biệt rõ giữa hủy hóa đơn và xóa bỏ hóa đơn nhé.
- Tồn cuối kỳ: Các chỉ số tự động cập nhật.
Ngoài ra còn một số phần cần điền khác như:
- Người lập biểu
- Người đại diện theo pháp luật: Tên giám đốc
- Ngày lập báo cáo: Mặc định ngày hiện tại, được phép sửa nếu chưa tới ngày hiện tại.
Sau khi điền xong thông tin, các bạn ấn nút Ghi, nếu có lỗi phần mềm sẽ có thông báo.
Sau khi lập báo cáo xong ấn Kết xuất XML và gửi cơ quan thuế.
Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo lịch nộp hồ sơ khai thuế năm 2021, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng trong năm 2021 theo quý như sau:
- Quý I năm 2021: Chậm nhất ngày 30/4/2021
- Quý II: Chậm nhất ngày 30/7/2021
- Quý III: Chậm nhất ngày 30/10/2021
- Quý IV: Chậm nhất ngày 30/1/2022
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 tháng sau. Các DN nộp theo tháng sẽ không phải nộp theo quý nữa.
Trong trường hợp công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ từ khi thành lập chưa đăng ký đặt in hoặc tự in hóa đơn, chưa lập thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
