Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ cực kì quan trọng trong mua bán quốc tế bởi nó thể hiện rõ ràng những thông tin bao gồm tên hàng, số lượng hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở, điều giao giao hàng và số tiền người mua phải thanh toán cho người bán.
Trong bài viết này hãy cùng KetoanExcel tìm hiểu về hóa đơn thương mại nhé.
Nội dung bài viết
Hóa đơn thương mại là gì?
Khái niệm hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại hay hóa đơn xuất khẩu (tiếng Anh là Commercial Invoice) là chứng từ thể hiện giao dịch thanh toán giữa người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ.
Hay hiểu đơn giản thì hóa đơn thương mại là căn cứ để bên bán đòi tiền bên mua.
Trên hóa đơn thương mại thể hiện đầy đủ các đặc điểm về hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện và phương thức vận chuyển, thanh toán.
Hóa đơn thương mại có nhiều mục đích sử dụng khác nhau, thường được lập thành nhiều bản tùy theo mục đích sử dụng, cụ thể như:
- Tính tiền thuế, thông quan hàng hóa: Xuất trình với cơ quan hải quan
- Tính bảo hiểm hàng hóa: Xuất trình cho công ty bảo hiểm
- Đòi tiền hàng: Xuất trình cho ngân hàng
Một số điều quan trọng khác cần biết về hóa đơn thương mại
- Hóa đơn thương mại được lập và sử dụng căn cứ theo Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ UCP 600
- Hóa đơn thương mại phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (trừ các trường hợp khác quy định tại Điều 38 UCP 600)
- Hóa đơn thương mại phải đứng tên người yêu cầu và ghi bằng loại tiền của thư tín dụng
- Hóa đơn thương mại không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn (do doanh nghiệp tự thiết kế)
- Hóa đơn thương mại không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế
Nội dung của hóa đơn thương mại
Theo quy định, hóa đơn thương mại yêu cầu phải có một số nội dung là bắt buộc và một số nội dung có thể chỉ để tham chiếu hoặc thêm vào tùy theo yêu cầu của đôi bên khi đàm phán.
Thông thường, hóa đơn xuất khẩu sẽ bao gồm các nội dung sau đây:
- Người xuất khẩu/gửi hàng hóa (Exporter/Shipper): Họ tên đầy đủ của người gửi hàng và tên quốc gia xuất khẩu.
- Người nhập khẩu/nhận hàng (Importer/Consignee): Tên công ty, địa chỉ và SDT liên hệ.
- Số hóa đơn & Ngày phát hành: Bắt buộc phải có 2 thông tin này, được lập bởi người bán và sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan.
- Phương thức vận chuyển: Ghi rõ là vận chuyển bằng phương thức nào (đường hàng không/hàng biển/đường bộ…), không cần ghi phương tiện hay số chuyến.
- Điều khoản giao hàng & thanh toán: Ghi rõ điều khoản thanh toán (TT, TTR, LC, No Payment…) và đồng tiền thanh toán (USD, EUR, JPY, …)
- Số lượng kiện (Packages): Tổng số lượng kiện hàng của lô hàng, ghi kèm tổng trọng lượng cả bao bì (không bắt buộc vì thường đã được ghi trong phiếu đóng gói – Packing List)
- Một số thông tin khác dùng để tham chiếu
Chức năng của hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn thương mại dùng để làm gì?
1/ Thanh toán
Đây là mục đích chủ yếu của hóa đơn thương mại. Như đã chia sẻ ở trên, chủ yếu hóa đơn thương mại được sử dụng để đòi tiền bên mua hàng.
Đây là một chứng từ hợp pháp để đòi tiền bên mua bởi nó có đầy đủ con dấu, chữ ký để đảm bảo các nghĩa vụ và quyền lợi của đôi bên.
2/ Khai giá hải quan
Thông qua giá được ghi trên hóa đơn thương mại có thể tính thuế xuất nhập khẩu và khai bổ sung thêm các chi phí khác.
Một số thông tin khác như số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn sử dụng để khai báo tờ khai điện tử.
3/ Tính tiền bảo hiểm
Giá ghi trên hóa đơn cũng được sử dụng làm cơ sở tính tiền bảo hiểm hàng hóa.
Các lỗi thường gặp về hóa đơn thương mại
Các doanh nghiệp thường nên tham khảo để tránh gặp phải gây cản trở thông quan hàng hóa. Cụ thể bao gồm các lỗi:
- Hóa đơn thương mại thiếu điều kiện giao hàng (FOB – kèm tên cảng xuất hay CIF – kèm tên cảng nhập)
- Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng theo giá giao hàng (CIF) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và cũng không ghi chi phí phát sinh.
- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn thương mại chỉ ghi giá thực thu, không thể hiện số tiền chiết khấu
- Mô tả hàng hóa trên hóa đơn không rõ ràng, thiếu thông tin yêu cầu, lỗi gộp nhiều mặt hàng vào cùng loại
Ngoài những điểm trên, hóa đơn thương mại còn lại chứng từ quan trọng khi kết hợp với hợp đồng, vận đơn trong khai báo thuế, làm thủ tục hải quan, tính phí bảo hiểm nên các thông tin được khai báo trên hóa đơn thương mại phải điền trùng khớp và đồng bộ với các loại giấy tờ khác.
