Kế toán bán hàng là gì? Công việc của một kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là gì? Kế toán bán hàng làm những công việc gì? Cần những chứng từ gì? Cùng Kế toán Excel tìm hiểu ngay những thông tin về kế toán bán hàng trong bài viết dưới đây.

Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (tiếng Anh là Sales Accountant) là vị trí kế toán thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn bán hàng như ghi sổ doanh thu, lập báo cáo bán hàng, hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.

So với các vị trí kế toán khác, kế toán bán hàng có công việc đơn giản hơn, không cần nhiều kinh nghiệm, phù hợp với sinh viên mới ra trường.

Công việc của kế toán bán hàng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có yêu cầu riêng với vị trí kế toán bán hàng. Tuy vậy ngoài những cái riêng thì cũng tồn tại những công việc chung đối với vị trí này.

Các công việc cụ thể của kế toán bán hàng như sau:

• Ghi chép và phản ánh kịp thời các thông tin về giao nhận hàng hóa mỗi ngày như kiểm tra số lượng, đơn giá sản phẩm, dựa vào đó để xuất hóa đơn cho khách.
• Vào bảng kê chi tiết cuối ngày các hóa đơn bán hàng, tính tổng giá trị và thuế GTGT (nếu có) trong ngày.
• Tính toán chính xác tổng giá hàng bán ra bao gồm doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra từng nhóm hàng, từng hóa đơn,…
• Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định hiệu quả trong bán hàng.
• Kiểm tra tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn trả nợ…
• Tập hợp đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, phát sinh thực tế và kết chuyển
• báo cáo thông tin về tình hình bán hàng, phục vụ cho lãnh đạo doanh nghiệp
• Đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng xuất, tồn vào cuối ngày
• Quản lý các hợp đồng giao dịch với khách
• Hỗ trợ các công việc theo yêu cầu của kế toán trưởng và cấp trên.

Kế toán bán hàng cần những chứng từ gì?

Để thực hiện tốt các nghiệp vụ của mình, các kế toán bán hàng sẽ làm việc với các loại chứng từ như sau:

  #1 Bộ chứng từ kế toán trong nước

Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong nước cần sử dụng bộ chứng từ kế toán bán hàng như sau:

• Hóa đơn GTGT (áp dụng với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
• Hóa đơn bán hàng (áp dụng với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)
• Phiếu xuất kho / phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (tùy theo đơn vị hay một số mẫu khác).
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (nếu DN bán hàng thông qua các đại lý)
• Báo cáo bán hàng; bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý
• Thẻ quầy hàng, giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
• Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giám giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại cùng các biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng tổ chức
• Phiếu thu

  #2 Chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu

Với những nghiệp vụ phát sinh liên quan tới hàng xuất, nhập khẩu sẽ cần các chứng từ do phía xuất khẩu làm (như invoice, packing list…) hay do bên nhập khẩu làm (L/C) hoặc cả 2 bên cùng làm như hợp đồng, tờ khai…

Nói chung tùy vào vai trò của người bán hay người mua mà việc chuẩn bị các chứng từ sẽ khác nhau.

Các doanh nghiệp đóng vai trò người bán hàng cần chuẩn bị những chứng từ như sau:

• Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa và cung ứng dịch vụ: Là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về các nội dung liên quan tới giao dịch mua bán đôi bên như: Thông tin người mua/người bán, thông tin ahngf hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán cùng các điều khoản đi kèm. Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng.
• Hóa đơn thương mại: Chứng từ do bên xuất khấu phát hành dùng để đòi tên bên mua hàng kèm các điều khoản được thỏa thuận trong hợp đồng.
• Tờ khai hải quan: Chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với hải quan để hàng hóa đủ điều kiện xuất/nhập khẩu vào 1 quốc gia. Thủ tục này rất quan trọng khi bán hàng ra nước ngoài và nó cũng tương đối phức tạp.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu
• Các chứng từ khác theo yêu cầu riêng