Hướng dẫn hạch toán Chi phí bán hàng thông qua Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng dựa theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Tài khoản 641 Thông tư 200/2014/TT-BTC được sử dụng để phản ảnh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Các chi phí này bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng bá sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói và vận chuyển…
Nguyên tắc kế toán
Hạch toán chi phí bán hàng theo Tài khoản 641 cần đảm bảo tuân thủ theo nguyên tắc kế toán như sau:
- Tài khoản này sử dụng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói và vận chuyển…
- Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
- Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Kết cấu, nội dung của Tài khoản 641
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có kết cấu và nội dung như sau:
- Bên Nợ: Các chi phí phát sinh liên quan tới quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ
- Bên Có:
- Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ
Lưu ý: Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có 7 tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm và hàng hóa,… (ví dụ tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công cùng các khoản BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp…)
- Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì, xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, dịch vụ (ví dụ chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng trong bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm – hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng để sửa chữa, bảo quản tài sản cố định…) dùng cho bộ phận bán hàng.
- Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc…)
- Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng (ví dụ như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, các phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường và kiểm nghiệm chất lượng).
- Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Sử dụng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
- Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các chi phí dịch vụ mua ngoài nhằm phục vụ cho việc bán hàng (chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phụ vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu…)
- Tài khoản 6417 – Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên (ví dụ chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, chi phí quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị…)
Hạch toán chi phí bán hàng trong một số giao dịch kinh tế chủ yếu
1. Trường hợp tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 334, 338,…
2. Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 152, 153, 242
3. Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
4. Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
5. Chi phí sửa chữa tài sản cố định phục vụ cho bán hàng
a) Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
- Nếu khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hay chưa có hóa đơn).
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
- Nếu khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi như sau:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…
-
- Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh 1 lần có giá trị lớn và liên quan tới việc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 242 – Chi phí trả trước
6. Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp):
a) Trường hợp DN bán hàng cho KH có kèm giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hóa, DN phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả
b) Cuối kỳ kế toán sau, DN phải tính và xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần lập:
- Nếu số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 352 – Dự phòng phải trả
- Nếu số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này < số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
7. Sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo
a) Với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do DN sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:
- Nếu xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (Chi phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng hóa)
Có các TK 155, 156
- Nếu xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng KH chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (vd như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sp…) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (bản chất giao dịch này là giảm giá hàng bán).
b) Doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hóa (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:
- Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).
- Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi như sau:
Nợ TK 156 – Hàng hóa (Theo giá trị hợp lý)
Có TK 711 – Thu nhập khác
8. Sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6414, 6413, 6417, 6418)
Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hóa)
Nếu cần kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định về thuế), ghi như sau:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
9. Sản phẩm, hàng hóa dùng để biểu, tặng:
- Nếu sản phẩm hàng hóa dùng để biểu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (Chi phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng hóa)
Có các TK 152, 153, 155, 156
Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi như sau:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Nếu sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi như sau:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 551 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán với giá trị sản phẩm, hàng hóa, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động, ghi như sau:
Nợ TK 631 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 152, 153, 155, 156
10. Số tiền phải trả cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan tới hàng ủy thác xuất khẩu và phí ủy thác xuất khẩu, căn cứ theo các chứng từ liên quan, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
11. Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả tiền cho bên nhận đại lý, ghi như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
#12 Phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi như sau:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 641 – Chi phí bán hàng
13. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi như sau:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 – Chi phí bán hàng
Trên đây là các hướng dẫn cơ bản hạch toán chi phí bán hàng theo Tài khoản kế toán 641. Chúc các bạn thực hiện hạch toán thành công!
