Hóa đơn điện tử là gì? Các quy định về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn tiện ích, đang được phần lớn các doanh nghiệp sử dụng.

Theo quy định chung thì đến tháng 1/7/2022, toàn bộ các doanh nghiệp buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Theo quy định cũ là từ 1/11/2020.

Trong bài viết này hãy cùng Kế toán Excel tìm hiểu toàn bộ những thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử nhé.

Hóa đơn điện tử là gì?

  Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice – viết tắt là Einvoice) là loại hình hóa đơn được phát hành, truyền, nhận và xử lý dưới dạng thông tin điện tử.

Hóa đơn điện tử được xem là một giải pháp tích hợp hiện đại cho phép thực hiện quy trình tự động từ hệ thống công ty này sang hệ thống công ty khác.

Trên đây là định nghĩa theo một cách dễ hiểu nhất, còn định nghĩa chính xác của hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC cụ thể như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.

  Một số ưu điểm của hóa đơn điện tử

So với hóa đơn giấy truyền thống, người anh em hóa đơn điện tử mang khá nhiều ưu điểm nổi trội hơn, cụ thể như là:

• Đảm bảo tính an toàn, độ bảo mật cao
• Chất lượng dữ liệu cao
• Dễ dàng theo dõi và truy xuất nguồn gốc
• Thân thiện với môi trường
• Tiết kiệm thời gian và chi phí
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn
• Đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn, chứng từ

  Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?

Theo quy định mới nhất liên quan tới hóa đơn điện tử, chính thức từ ngày 1/7/2022, toàn bộ các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh phải chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy.

  Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Với các trường hợp doanh nghiệp bán hàng có đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký thì hóa đơn điện tử không cần phải có đóng dấu của người bán và chữ ký của người mua.

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có nhiều cách phân loại khác nhau, chúng ta cùng tìm hiểu về từng loại hóa đơn này nhé.

  Cách phân loại #1: Dựa theo loại hình hóa đơn

Theo quy định chung, hóa đơn điện tử có các loại sau đây:

• Hóa đơn xuất khẩu (hay hóa đơn thương mại): Loại hóa đơn sử dụng trong kinh doanh hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài hay vào các khu phi thuế quan cùng một số trường hợp coi như xuất khẩu…
• Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn phổ biến được sử dụng khi cung cấp hàng hóa và dịch vụ thông thường.
• Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Loại hóa đơn sử dụng cho các tổ chức nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Thực hiện khi mua bán tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị hoặc các tài sản có sử dụng vốn nhà nước.
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng quốc gia lập nên và thực hiện ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định.
• Các loại chứng từ được tính là hóa đơn khác như tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí cước vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

  Cách phân loại #2: Dựa theo đối tượng sử dụng hóa đơn

Theo cách phân loại này, chúng ta sẽ có 3 loại hóa đơn điện tử chính sau:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi bên bán gửi cho bên mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn do bên bán gửi cho bên mua nhưng không có mã xác nhận của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Xem ngay Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử

Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Một số khái niệm liên quan tới hóa đơn khác dù không được phân loại hóa đơn nhưng các bạn cũng nên hiểu rõ, cụ thể như sau:

• Hóa đơn chuyển đổi: Là loại hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, đáp ứng các điều kiện chuyển đổi theo quy định, hiện nay chỉ được sử dụng để lưu trữ hóa đơn, chứng từ.
• Hóa đơn điều chỉnh: Được lập để thay thế cho hóa đơn trong một số trường hợp sai sót theo quy định.

Các tổ chức, doanh nghiệp có thể chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế hoặc mua hóa đơn điện tử từ một đơn vị trung gian và nhờ họ hỗ trợ đăng ký cho nhanh gọn nhé.

Mua hóa đơn điện tử ở đâu?

Hiện nay có khá nhiều đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, các bạn nên tìm hiểu thật kỹ, nghe ngóng review từ những người đã sử dụng để có thể đưa ra sự lựa chọn tốt nhất.

  Điều kiện bắt buộc với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Để có thể cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho các tổ chức doanh nghiệp, các đơn vị trung gian bắt buộc phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

    Điều kiện #1: Về chủ thể

Các đơn vị trung gian cần có kinh nghiệm xây dựng giải pháp công nghệ thông tin, trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức. Cụ thể:

• Có ít nhất 5 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin
• Từng triển khai hệ thống và ứng dụng CNTT cho ít nhất 10 tổ chức, đơn vị
• Từng triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của DN hay giữa các tổ chức

    Điều kiện #2: Về tài chính

Đơn vị trung gian cần có cam kết bảo lãnh của các tổ chức tín dụng đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị lớn hơn 5 tỷ VNĐ.

Giá trị trên nhằm đảm bảo đơn vị trung gian có đủ tài chính để giải quyết cũng như bồi thường các thiệt hại (nếu xảy ra).

    Điều kiện #3: Về nhân sự

Đơn vị trung gian cần đảm bảo điều kiện về nhân sự kỹ thuật cụ thể như sau:

• Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật chuyên lĩnh vực CNTT trình độ đại học trở lên, đặc biệt trong đó phải có nhân viên có kinh nghiệm thực tế về quản trị mạng, cơ sở dữ liệu.
• Có nhân viên kỹ thuật kiểm tra, theo dõi hệ thống 24/7 nhằm duy trì ổn định các hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ khách hàng sử dụng dịch vụ.

    Điều kiện #4: Về kỹ thuật

Đơn vị trung gian cần đảm bảo các điều kiện đặc biệt về kỹ thuật như:

• Sở hữu hệ thống thiết bị kỹ thuật và quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Sở hữu hệ thống thiết bị kỹ thuật dự phòng được đặt tại trung tâm dự phòng cách trung tâm dữ liệu ít nhất 20km và sẵn sàng hoạt động nếu hệ thống chính chẳng may gặp sự cố.
• Có kết nối và trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo yêu cầu tại Điểm d, Khoản 1 Điều 23 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Thông qua các điều kiện trên, đơn vị trung gian phải thật chất lượng và đảm bảo được các yếu tố trên mới được phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho các tổ chức, doanh nghiệp khác.

  Top các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Để tiện hơn cho việc lựa chọn nơi mua hóa đơn điện tử cho các bạn, KetoanExcel đã tổng hợp lại một số đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng nhất tại Việt Nam.

Top các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng nhất hiện nay bao gồm:

• Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice (Công ty SoftDreams)
• Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice (Công ty Misa)
• Phần mềm hóa đơn điện tử EInvoice (Công ty Thái Sơn)
• Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel
• Hóa đơn điện tử VNPT
• Hóa đơn điện tử BKAV
• …

Để có lựa chọn tốt nhất, các bạn có thể lên các hội nhóm về kế toán để xin review nhé. Ngoài ra cũng không nên vội đánh giá qua các review đó (bởi có khá nhiều đội nhóm đi seeding) nên các bạn có thể tự mình trải nghiệm thêm bởi hiện nay đa phần các đơn vị đều cho sử dụng thử phần mềm.

Một số tiêu chí các bạn nên quan tâm như phần mềm có đáp ứng được các nghiệp vụ không? Phần mềm có dễ sử dụng không? Giá thành phần mềm có phù hợp không? Dịch vụ hỗ trợ có tốt không?…

Lưu trữ hóa đơn điện tử

  Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo quy định của Luật kế toán, người bán, người mua khi sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định.

Các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn tương tự trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán cùng tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như bút nhớ, đĩa CD-DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 1, 2, 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử
• Cá nhân, cơ quan, tổ chức được phép lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử dựa theo tính chất đặc thù và khả năng công nghệ.
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 3 yếu tố:
  • Đảm bảo tính an toàn, độ bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong toàn bộ thời gian lưu trữ.
  • Lưu trữ đủ thời hạn quy định trong Luật kế toán
  • Hóa đơn lưu trữ có thể in ra giấy hay tra cứu khi có yêu cầu của đơn vị có thẩm quyền.

  Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Một số điều kiện các doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi lưu trữ hóa đơn điện tử:

• Nội dung và thông tin trên hóa đơn điện tử có thể truy cập, tham chiếu và sử dụng khi cần thiết.
• Hóa đơn điện tử được lưu đúng với định dạng khi được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong định dạng cho phép.
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo 1 cách nhất định, xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi/nhận hóa đơn.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của các thông tin trên hóa đơn từ lúc được tạo ra.

  Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Thông thường, hóa đơn điện tử được khởi tạo sẽ được lưu trữ ngay trên các thiết bị có khả năng ghi nhớ thông tin hay lưu trữ trực tuyến.

Lưu ý:

• Bên bán hay mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán khi lập báo cáo tài chính cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định (10 năm)
• Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian, đơn vị trung gian đó cũng phải thực hiện lưu trữ với thời hạn tương đương
• Bên bán hoặc bên mua là đơn vị kế toán hay tổ chức trung gian phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như bút nhớ, đĩa CD-DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong hay sao lưu trực tuyến để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Tra cứu hóa đơn điện tử

  Cách tra cứu 1 hóa đơn

Thực hiện lần lượt các bước sau để tra cứu 1 hóa đơn trên website của Tổng cục thuế:

• Bước 1: Truy cập website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
• Bước 2: Tại danh mục của website, các bạn ấn lần lượt như sau: Thông tin hóa đơn, biên lai > Hóa đơn > Tra cứu một hóa đơn
• Bước 3: Điền đầy đủ thông tin tương tự ảnh dưới:

• Bước 4: Điền mã xác thực và ấn tìm kiếm.

Lưu ý:

• Nếu hóa đơn bạn vừa tra cứu có đầy đủ 2 phần gồm Thông tin người bán hàng hóa và Thông tin hóa đơn thì hóa đơn này là hóa đơn điện tử hợp lệ.
• Nếu hóa đơn thiếu 1 trong 2 phần thì đây là hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc có thể do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã phát hành hóa đơn nhưng chưa được đưa lên cổng thông tin điện tử của Thuế, cũng có thể do sử dụng trình duyệt website không phù hợp, có thể thử lại bằng trình duyệt cốc cốc hay chrome để kiểm tra lại.

  Cách tra cứu nhiều hóa đơn

• Bước 1: Truy cập website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
• Bước 2: Tại danh mục của website, các bạn ấn lần lượt như sau: Thông tin hóa đơn, biên lai > Hóa đơn > Tra cứu nhiều hóa đơn
• Bước 3: Chuẩn bị 1 file Excel với các giá trị sắp xếp lần lượt các cột như sau:
  • Cột A: Mã số thuế
  • Cột B: Mẫu số
  • Cột C: Ký hiệu hóa đơn
  • Cột D: Số hóa đơn
  • Cột E: Hóa đơn invoice của bưu chính, viễn thông
  • Cột F: Hóa đơn bưu điện của bưu chính, viễn thông
• Bước 4: Lựa chọn trạng thái hóa đơn cần tìm kiếm (Có giá trị sử dụng/Không có giá trị sử dụng)
• Bước 5: Chọn đường dẫn tới file Excel vừa tạo bằng cách click vào Chọn tệp
• Bước 6: Lựa chọn chính xác các cột ứng với thông tin
• Bước 7: Điền mã xác thực và ấn Tìm kiếm

Xử lý các hóa đơn điện tử viết sai

Tùy thuộc vào hóa đơn điện tử viết sai lúc nào, viết sai những gì mà sẽ có những cách giải quyết riêng. Các bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai.