Với các cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp khi thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi chi trả thu nhập cần cấp chứng từ thuế cho cá nhân bị khấu trừ khi được yêu cầu.
Quy định về các trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và chi tiết cách viết theo mẫu tham khảo trong bài viết sau.
Nội dung bài viết
Các trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN với các trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng: Cá nhân được quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 1 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong 1 kỳ tính thuế.
Ví dụ cụ thể: Anh A ký hợp đồng dịch vụ dọn vệ sinh với công ty X thời gian từ tháng 10/2020 đến tháng 3 năm 2021. Thu nhập của anh A được công ty X thanh toán theo từng tháng với số tiền 4 triệu đồng.
Như vậy, trường hợp này, amnh A có thể yêu cầu công ty X cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp 1 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 10 đến tháng 12 năm 2019 và 1 chứng từ cho khoảng thời gian từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2020.
Trường hợp 2: Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân 1 chứng từ khấu trừ trong 1 kì tính thuế.
Ví dụ cụ thể: Anh B ký hợp đồng lao động dài hạn với công ty Y từ tháng 7 năm 2022 tới hết tháng 6 năm 2023.
Nếu anh B thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu công ty Y cấp chứng từ khấu trừ thì công ty Y sẽ thực hiện cấp 1 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 7 năm 2022 tới hết tháng 12 năm 2022 và 1 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 1 năm 2023 tới hết tháng 6 năm 2023.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Doanh nghiệp có thể tự in hoặc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN của cơ quan thuế.
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC, các doanh nghiệp tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần phải đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ tự in. sau khi có công văn chấp thuận của cơ quan thuế, công ty mới được phép tự in.
Trong trường hợp doanh nghiệp, công ty không đủ điều kiện hoặc không được cơ quan thuế chấp thuận việc tự in chứng từ thì có thể đăng ký mua tại cơ quan thuế.
Hồ sơ đăng ký mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu số 17/TNCN ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC ban hành ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính (tải xuống)
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Giấy giới thiệu của cơ quan
- Bản photo CMND/CCCD người xin cấp (có tên trong giấy giới thiệu) kèm bản chính để đối chiếu.
Mang hồ sơ nộp ở Phòng ấn chỉ cục thuế sẽ được cấp 1 sổ ST 10 và 1 cuốn chứng từ khấu trừ thuế có 50 số, mỗi số có 2 liên:
- Liên 1: Liên báo soát và lưu
- Liên 2: Giao cho cá nhân người yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Dưới đây là một mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
Hướng dẫn cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Các bạn thực hiện ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
I. Thông tin tổ chức cá nhân trả thu nhập:
- [01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi đầy đủ và rõ ràng bằng chữ IN HOA tên đơn vị theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Với cá nhân thì ghi tên như trong tờ đăng ký mã số thuế hoặc CMND.
- [2] Mã số thuế: Mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập
- [3] Địa chỉ: Ghi theo địa chỉ thường trú đăng ký với cơ quan thuế
- [4] Điện thoại: Ghi số điện thoại để thuận tiện liên hệ giữa cơ quan thuế với người nộp thuế.
II. Thông tin người nộp thuế
- [5] Họ và tên người nộp thuế: Ghi chữ in hoa như trong CMND
- [6] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp
- [7] Quốc tịch: Chỉ khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam
- [8] Cá nhân cư trú: Đánh dấu x vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú
- [9] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu x vào ô nếu người nộp thuế không phải là cá nhân cư trú.
- [10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Địa chỉ hoặc số điện thoại phục vụ cho liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế.
- [11] Số Chứng minh thư nhân dân: Khai trong trường hợp công dân mang quốc tịch Việt Nam hoặc điền số hộ chiếu nếu không mang quốc tịch Việt Nam.
- [12] Nơi cấp: Ghi tỉnh/thành phố với CMND hoặc quốc gia nếu là hộ chiếu.
- [13] Ngày cấp: Ghi ngày được cấp CMND/hộ chiếu
III. Thông tin thuế thu nhập cá nhân khấu trừ
[14] Khoản thu nhập: Ghi rõ loại thu nhập cá nhân như thu nhập từ tiền lương, tiền công, tiền kinh doanh, đầu tư vốn…
[15] Thời điểm trả thu nhập: Thời điểm tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch. Nếu chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì ghi từ tháng … đến tháng ….
Ví dụ: Nếu công ty trả lương cả năm 2020 thì ghi “tháng 1 đến tháng 12”.
Trường hợp chi trả thu nhập trong 5 tháng 6, 7, 8, 9, 10, 11 thì ghi “tháng 6 đến tháng 11”.
[16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: Ghi tổng số thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.
Thu nhập chịu thuế = Tổng thuê nhập – Các khoản miễn thuế
[17] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Tổng số thuế thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã khấu trừ của cá nhân người nộp thuế.
[18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Xác định bằng tổng thu nhập chịu thuế mà tổ chức, cá nhân đã chi trả cho cá nhân.
Lưu ý khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, công ty và người nộp thuế cần lưu ý những điều sau:
- Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người nhận thu nhập tại đơn vị theo quy định và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập có số thuế đã bị khấu trừ.
- Chứng từ khấu trừ phải sử dụng theo đúng STT, từ nhỏ -> lớn, không dùng bỏ cách số thứ tự hay trùng số liệu, trùng ký hiệu.
- Nếu chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa giao cho NNT, cần hủy bỏ chứng từ thì gạch chéo để hủy bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ.
- Trường hợp lập lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
- Các trường hợp chứng từ đã được lập và giao cho NNT sau đó phát hiện sai, phải lập lại chứng từ thay thế thì DN trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng biên bản.
- Sau khi thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức chi trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho NNT và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ hủy bỏ.
- Căn cứ theo Quyết định số 440/QĐ-TCT ngày 14/3/2013 của Tổng cục Trưởng – Tổng cục thuế về việc ban hành quy trình quản lý ấn chỉ: Trường hợp Công ty có đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ do cơ quan thuế cung cấp thì công ty phải thực hiện báo cáo theo quý theo quy định tại Bảng kê thanh toán biên lai (Mẫu số CTT25/AC) ban hành kèm theo quyết định số 440/QĐ-TCT.
